Fișă de post – Asistent Project Manager
Domeniu: proiecte de fonduri și finanțări nerambursabile
Scopul rolului
Asistentul Project Manager oferă suport administrativ, operațional și documentar în activitatea de pregătire, organizare, implementare și monitorizare a proiectelor de fonduri și finanțări nerambursabile.
Rolul presupune lucrul atent cu documente, informații, termene, date și comunicări oficiale, sub coordonarea directă a superiorului ierarhic / Project Managerului / administratorului societății.
Responsabilități principale
Asistentul Project Manager va avea următoarele responsabilități:
Suport administrativ și documentar

• sprijină activitatea de organizare, pregătire, verificare și arhivare a documentelor aferente proiectelor;
• gestionează documente administrative, contractuale, financiare sau justificative, conform instrucțiunilor primite;
• verifică existența, completitudinea și corectitudinea documentelor solicitate;
• menține evidențe clare și actualizate ale documentelor și informațiilor de proiect.

Lucrul cu documente oficiale

• citește, analizează și extrage informații relevante din ghiduri, cereri, notificări, adrese, instrucțiuni, contracte și alte documente oficiale;
• redactează, editează și formatează documente în limba română, într-un stil clar, corect și profesional;
• pregătește răspunsuri, solicitări, centralizatoare sau materiale de lucru, conform indicațiilor primite;
• respectă cerințele de formă, conținut și termen asociate documentelor oficiale.

Comunicare profesională

• redactează și transmite e-mailuri profesionale, sub îndrumare sau conform instrucțiunilor primite;
• urmărește corespondența relevantă și semnalează mesajele, solicitările sau termenele importante;
• menține o comunicare clară, politicoasă și profesionistă cu persoanele implicate în activitatea de proiect, atunci când i se solicită;
• păstrează confidențialitatea informațiilor la care are acces.

Lucrul cu date, tabele și evidențe

• introduce, actualizează, verifică și centralizează date în tabele, fișiere Excel sau alte instrumente de lucru;
• realizează verificări de bază privind cifre, sume, termene, corelații și informații introduse;
• contribuie la organizarea datelor necesare pentru raportări, monitorizări sau analize interne;
• semnalează eventualele neconcordanțe, lipsuri sau erori identificate.

Organizare, planificare și urmărirea termenelor

• utilizează calendare, liste de sarcini și instrumente digitale pentru urmărirea activităților și termenelor;
• sprijină planificarea activităților curente și prioritizarea sarcinilor conform indicațiilor primite;
• urmărește termene-limită și notifică persoanele responsabile cu privire la acestea;
• menține o evidență organizată a statusului sarcinilor primite.

Suport în implementarea proiectelor

• asistă la pregătirea și organizarea documentelor necesare în diferite etape ale proiectelor;
• contribuie la monitorizarea activităților, documentelor, termenelor și cerințelor aferente proiectelor;
• sprijină pregătirea materialelor pentru raportări, cereri, clarificări, deconturi sau alte livrabile, conform instrucțiunilor;
• îndeplinește sarcini de suport necesare bunei desfășurări a activităților de proiect.

Utilizarea instrumentelor digitale

• utilizează în mod curent Microsoft Word, Microsoft Excel, e-mailul, calendarele digitale și alte instrumente de lucru indicate;
• organizează fișiere, foldere și documente digitale într-un mod clar și logic;
• respectă structurile de lucru, denumirile de fișiere și procedurile interne stabilite;
• se adaptează la utilizarea unor aplicații, platforme sau instrumente digitale specifice activității.

Învățare și dezvoltare profesională

• urmează instrucțiunile primite și aplică feedbackul în activitatea curentă;
• participă activ la procesul de formare internă;
• își dezvoltă treptat înțelegerea asupra proiectelor de fonduri și finanțări nerambursabile;
• preia gradual sarcini mai complexe, pe măsură ce dobândește experiență și autonomie.

Cerințe privind modul de lucru
Persoana care ocupă acest post trebuie să lucreze cu atenție, disciplină și responsabilitate, să respecte instrucțiunile primite, termenele stabilite și standardele interne de calitate.
Este esențială capacitatea de a lucra riguros cu documente, date și comunicări oficiale, precum și disponibilitatea de a învăța constant și de a se adapta la cerințele specifice domeniului.
Relații ierarhice și de colaborare
Postul se desfășoară sub coordonarea directă a administratorului societății / Project Managerului / superiorului desemnat.
Asistentul Project Manager colaborează, după caz, cu membri ai echipei, clienți, furnizori, colaboratori sau alte persoane implicate în activitatea de proiect, în limitele atribuțiilor stabilite și ale instrucțiunilor primite.
Nivel de autonomie
Rolul este unul de suport și formare, cu un nivel inițial redus spre mediu de autonomie. Activitatea se desfășoară pe baza instrucțiunilor primite, urmând ca autonomia să crească gradual, în funcție de nivelul de înțelegere, acuratețe, responsabilitate și experiență demonstrate.