Locație: Târgu Mureș
Program: Full-time | Activitate de birou

INSTEL GROUP, companie specializată în proiectarea și execuția instalațiilor electrice, își extinde echipa și caută un/o Asistent(ă) Manager / Coordonator Administrativ care să contribuie la organizarea, monitorizarea și eficientizarea activităților administrative și a proceselor interne.

Căutăm o persoană organizată, responsabilă, atentă la detalii și cu inițiativă, capabilă să gestioneze simultan mai multe activități și să urmărească îndeplinirea acestora.

Responsabilități principale

Administrativ și organizare

• Organizarea și gestionarea documentelor administrative, tehnice și contractuale;

• Evidența contractelor, termenelor, documentelor de facturare și scadențelor;

• Gestionarea corespondenței și comunicării cu partenerii și colaboratorii;

• Centralizarea și monitorizarea sarcinilor, responsabilităților și termenelor interne;

• Organizarea și actualizarea arhivei electronice a companiei.

Documentații tehnice și de calitate

• Întocmirea, centralizarea și organizarea documentațiilor pentru Cartea Tehnică a Construcției, aferente lucrărilor de instalații electrice;

• Colectarea și organizarea documentelor de calitate: procese-verbale, declarații de conformitate, certificate de calitate, buletine de verificare și alte documente specifice;

• Urmărirea completării documentațiilor tehnice pe parcursul execuției și pregătirea acestora pentru predarea lucrărilor;

• Colaborarea cu personalul tehnic responsabil pentru verificarea și validarea documentelor.

• Introducerea, actualizarea și gestionarea informațiilor în platforma tip ERP;

• Actualizarea datelor privind proiectele, bugetele, necesarele de materiale, aprovizionarea și stadiul lucrărilor, pe baza informațiilor primite de la persoanele responsabile;

• Urmărirea corectitudinii și completitudinii informațiilor introduse în sistem.

Ofertare și suport managerial

• Sprijinirea activității de ofertare prin organizarea documentațiilor, solicitărilor și termenelor;

• Colaborarea cu departamentele tehnic, financiar-contabil și operațional;

• Pregătirea rapoartelor și situațiilor periodice pentru management;

• Participarea la elaborarea, implementarea și actualizarea procedurilor și instrucțiunilor interne;

• Urmărirea respectării fluxurilor de lucru și a termenelor stabilite.

Cerințe

• Studii medii sau superioare, preferabil în domeniul economic, administrativ sau tehnic;

• Experiență într-un post administrativ, de asistență managerială sau coordonare;

• Cunoștințe bune de operare PC, în special Excel, Word și Outlook;

• Capacitate foarte bună de organizare, planificare și prioritizare;

• Atenție la detalii și capacitatea de a urmări simultan mai multe activități;

• Abilități bune de comunicare și relaționare;

• Inițiativă, responsabilitate, discreție și orientare către rezultate.

Constituie avantaje

• Experiență într-o companie de construcții sau instalații;

• Experiență în întocmirea și organizarea Cărților Tehnice și a dosarelor de calitate;

• Familiarizarea cu documentele specifice execuției lucrărilor: procese-verbale, situații de lucrări, declarații de conformitate și certificate de calitate;

• Experiență în utilizarea programelor ERP sau a platformelor de management al proiectelor;

• Cunoașterea platformei SPS Construct;

• Experiență în elaborarea și implementarea procedurilor interne.

Ce oferim

• Pachet salarial motivant, corelat cu experiența și competențele;

• Stabilitate și oportunități de dezvoltare profesională;

• Implicare directă în organizarea și dezvoltarea companiei;

• Posibilitatea de a contribui la implementarea unui sistem modern de management intern;

• Mediu de lucru profesionist, dinamic și orientat spre eficiență;

• Posibilitate de evoluție către o funcție de coordonare administrativă.

Ne dorim mai mult decât o persoană care execută sarcini administrative. Căutăm un coleg sau o colegă care gândește organizat, urmărește rezultatele și contribuie activ la îmbunătățirea modului în care funcționează compania.