1. Contabilitate primară
Înregistrarea cronologică și sistematică a documentelor primare: facturi de intrare și de ieșire, chitanțe, bonuri fiscale, note de recepție și alte documente justificative
Reconcilierea zilnică a registrelor de casă ale fiecărui restaurant, identificarea și semnalarea discrepanțelor către Contabilul-Șef
Verificarea conformității documentelor contabile recepționate de la toate locațiile rețelei, urmarea procedurilor interne de aprobare și arhivare
Introducerea și validarea datelor în sistemul contabil, asigurarea corectitudinii înregistrărilor în conformitate cu prevederile legale în vigoare
Pregătirea și organizarea documentelor suport pentru declarațiile fiscale periodice (TVA, impozit pe profit, contribuții), în colaborare cu Contabilul-Șef
Gestionarea și actualizarea registrelor obligatorii: registrul de casă, registrul jurnal, jurnalul de TVA
Participarea activă la tranziția de la fluxuri documentare pe suport hârtie la procese complet digitalizate, inclusiv scanare, indexare și stocare electronică a documentelor
Colaborarea cu echipele operaționale din restaurante pentru colectarea la termen a documentelor contabile și asigurarea fluxului continuu de informații financiare
2. Administrarea contractelor și a relației cu furnizorii
Gestionarea portofoliului de contracte cu furnizorii de produse și servicii ai lanțului: urmărirea termenelor de valabilitate, coordonarea proceselor de reînnoire și asigurarea conformității contractuale
Administrarea contractelor cu prestatorii de servicii de mentenanță și service (HVAC, echipamente de bucătărie, sisteme tehnice) — planificarea intervențiilor periodice, urmărirea execuției lucrărilor și validarea documentelor de recepție
Implementarea unui sistem proactiv de alertare și urmărire a termenelor contractuale critice, cu notificarea din timp a părților implicate
Gestionarea proceselor de returnare a ambalajelor în cadrul sistemului SGR Returo: înregistrare, reconciliere și raportare periodică
Coordonarea retururilor de marfă către furnizori: În tocmirea documentelor aferente (avize de expediție, note de returnare), comunicarea cu furnizorii și urmărirea finalizării procesului
3. Gestionarea autorizațiilor și a documentelor reglementate
Urmărirea și actualizarea periodică a tuturor autorizațiilor obligatorii pentru funcționarea fiecărei locații: autorizații ISU (Inspectoratul pentru Situații de Urgență), DSP (Direcția de Sănătate Publică), DSVSA (Direcția Sanitar-Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor) și altele aplicabile
Coordonarea verificărilor și inspecțiilor tehnice obligatorii ISCIR (cazane, aparate sub presiune, lifturi de serviciu și alte echipamente reglementate), inclusiv programarea inspecțiilor și arhivarea rapoartelor
Gestionarea polițelor de asigurare ale locațiilor (asigurare clădire, răspundere civilă, asigurare echipamente) — urmărirea termenelor de expirare, coordonarea reînnoirării și păstrarea documentelor în format actualizat
Menținerea unui registru centralizat al tuturor documentelor reglementate, cu alerte proactive la termenele de expirare, astfel încât locațiile să funcționeze întotdeauna în conformitate deplină
4. Suport administrativ general
Actualizarea fișelor tehnice nutriționale ale produselor din meniu, în colaborare cu bucătarul-șef, în conformitate cu reglementările privind informarea consumatorilor (Regulamentul UE 1169/2011)
Asigurarea suportului administrativ curent pentru sediul central și punctele de lucru: corespondență oficială, gestionarea arhivei fizice și electronice, aprovizionarea cu materiale de birou
Participarea la proiecte de optimizare a proceselor administrative interne, cu propuneri de îmbunătățire a fluxurilor de lucru
Studii superioare finalizate în domeniul economic, administrativ, juridic sau în alt domeniu conex
Minimum 2–3 ani de experiență profesională în contabilitate primară, administrare contracte, back-office sau asistență managerială
Experiența acumulată în sectorul HoReCa, retail alimentar sau în medii multi-locație reprezintă un avantaj semnificativ
Salut! Noi suntem INNOVATE HR și ne place să aducem o perspectivă proaspătă și modernă în lumea resurselor umane. Suntem o echipă tânără, dinamică și pasionată de ceea ce face, iar misiunea noastră este simplă: să ajutăm companiile să crească prin soluții smart de recrutare, salarizare și consultanță HR.
La noi nu vei găsi procese rigide sau birocrație inutilă. Credem în eficiență, flexibilitate și, cel mai importat, în oameni și în potențialul lor. Ne ghidăm după transparență, învățare continuă și o atmosferă faină de lucru, unde fiecare idee contează. Dacă vrei să îți dezvolți cariera într-un mediu deschis, unde munca de echipă chiar funcționează, ești în locul potrivit. Abia așteptăm să te cunoaștem!
Recrutam pentru un lanț de restaurante cu prezență activă în București, cu o rețea de locații în expansiune și un model operațional structurat pe standarde ridicate de calitate și conformitate. În contextul dezvoltării accelerate a afacerii, investim în consolidarea structurii administrativ-financiare interne și căutăm un profesionist care să preia coordonarea integrată a activităților de contabilitate primară și administrație operativă la nivelul întregii rețele.