Responsabilitati administrative

• Asigurarea aprovizionarii cu necesarul firmei, plasarea comenzilor si receptionarea produselor comandate (apa, produse protocol, produse curatenie, tonere, hartie plotter, produse de birotica si papetarie, accesorii si componente IT, echipamente de protectie, etc.); pastrarea la zi a evidentei stocurilor la aceste produse si transmiterea din vreme a comenzilor de suplimentare pentru a nu perturba activitatile firmei;
• Gestionarea certificatelor de garantie pentru aparatura si echipamente de lucru detinute de firma;
• Mentinerea la zi a inventarului de echipamente IT;
• Scanarea documentelor comerciale/financiare (contracte comerciale, acte aditionale, facturi, procese-verbale de predare-primire aferente contractelor comerciale) si indosarierea corespunzatoare a exemplarelor originale ale acestora;
• Administrarea agendei de sedinte/intalniri, organizarea sedintelor/intalnirilor si asigurarea protocolului pentru sedinte;
• Organizarea locului de munca si asigurarea conditiilor si echipamentelor de lucru pentru noii angajati – cu sprijinul responsabilului IT (calculator functional cu toate aplicatiile necesare instalate, monitor, rechizite, etc.);
• Deplasarea (cu autoturismul firmei/taxi/transport in comun) la clienti pentru predari/ridicari urgente de documentatie tehnica/contracte/facturi sau la diferite autoritati ale statului pentru depunere / ridicare acte necesare firmei;
• Supervizare parc auto (gestionare contracte leasing/comodat, gestionare asigurari RCA si CASCO, roviniete, revizii tehnice, etc.; gestionarea actiunilor de inmatricularie sau radiere masini, prin colaborator extern);
• Intocmirea foilor lunare de parcurs si a ordinelor de deplasare pentru autoturisme;
• Gestionarea contractelor de utilitati (inclusiv a celor pentru serviciile de comunicatii si Internet), a contractelor de inchiriere sediu / punct de lucru, a contractului pentru serviciile de curatenie, precum si a contractelor de intretinere/reparatii pt. aparatura de birou si echipamentele de lucru utilizate in activitatea firmei;
• Organizarea documentelor si a altor informatii majore din cadrul firmei; indosarierea/arhivarea lor;
• Elaborare si redactare documente si situatii cerute de conducerea firmei;
• Asistarea Departamentului Financiar-Contabilitate in desfasurarea activitatilor de arhivare electronica a contractelor comerciale, urmarirea recuperarii de la clienti/furnizori a contractelor si/sau proceselor verbale de receptie semnate de acestia, intocmirea inventarului anual, precum si a altor activitati specifice Departamentului;
• Asistarea Departamentului Tehnic in activitatile de editare, printare, multiplicare, legare documente, pliere planse, organizare si predare documentatie aferenta proiectelor tehnice executate de firma;
• Mentinerea legaturilor cu agentii de turism pentru a asigura transportul si cazarea, la nivelul solicitat, în cazul deplasarilor în interes de serviciu ale angajatilor / partenerilor firmei;
• Preluarea apelurilor telefonice;
• Primirea, inregistrarea si distribuirea corespondentei; inregistrarea documentelor / corespondentei în registrul de iesiri, respectiv de intrari;
• Pregatirea corespondentei pentru expediere si intocmirea documentelor de transport (awb, etc.);
• Asigurarea mentinerii in cadrul societatii a unui climat favorabil indeplinirii sarcinilor de lucru de catre angajati;
• Organizarea amenajarii interioare a spatiului de birou pentru asigurarea unei atmsofere profesionale in firma;
• Urmariea oportunitatilor de licitatii publice pe SEAP; participarea la elaborarea documentelor de calificare sau eligibilitate, intocmirea si depunerea dosarelor de ofertare.

Beneficii:
​- servicii medicale la clinica privata
- salariu atractiv