- Managementul documentelor Directorului Executiv si colegilor din departamentele suport (sortarea si expedierea corespondentei, arhivarea documentelor, securizarea informatiilor cu caracter confidential);
- Suport in activitatea Directorului Executiv pentru planificare activitati si intalniri, gestiune documente, participare la evenimente / intalniri, suport in participarea la Federatii sau alte structuri din care face parte Organizatia etc;
- Pregatirea si organizarea salii de sedinte, organizarea calendarului salii;
- Organizarea sedintelor / intalnirilor cu echipele din cadrul organizatiei, completarea, arhivarea si pastrarea minutelor intocmite la sedinte;
- Organizarea, planificarea si finalizarea documentelor de calatorie pentru Directorul Executiv (rezervari transport, cazare, cereri de avans, ordine de deplasare etc.) sau in cazul unor vizite externe;
- Asigură suport administrativ și organizatoric pentru activități personale ale Directorului Executiv (programări medicale, gestionare documente personale, relația cu furnizori de servicii etc.), cu respectarea confidențialității;
- Coordonează și gestionează sarcini curente de tip personal-logistic (ex: rezervări, servicii de curățătorie, achiziții punctuale), contribuind la eficientizarea timpului Directorului Executiv;
- Monitorizează și urmărește finalizarea solicitărilor administrative personale (deconturi, asigurări, programări), asigurând acuratețea și respectarea termenelor;
- Intocmirea, comandarea si distribuirea necesarului de consumabile si papetarie;
- Redactarea si verificarea documentelor, rapoartelor, planificarilor etc.;
- Suport in organizarea evenimentelor organizatiei (concert caritabil, staff retreat, seminarii etc.);
- Organizarea arhivei si arhivarea documentelor in arhiva organizatiei;
- Alte sarcini care reies din activitatile organizatiei.