Descrierea jobului
Cautam coleg/a pentru extinderea echipei ce va fi implicata in executia unui proiect emblematic - proiectul Magistrala de Metrou M6 !
Asistent Managerul va lucra indeaproape cu Directorul de Proiect si cu echipa aferenta proiectului, efectuand activitati administrative si secretariale.
Postul va fi locat in organizarea de santier aferenta proiectului M6, la Otopeni - Str. Odaii.
Responsabilitati principale

• Efectueaza lucrari de registratura generala (documente intrate, iesite, note interne, procese verbale etc) si gestioneaza corespondenta aferenta proiectului, in relatia cu Beneficiarul, Supervizorul si alti terti.
• Lectureaza corespondenta primita, o inregistreaza, o prezinta conducerii; repartizeaza si urmareste solutionarea corespondentei, conform dispozitiei rezolutive.
• Dezvolta si mentine un sistem eficient de gestionare a documentelor pentru a asigura accesul rapid si usor la informatiile necesare pentru toate partile implicate.
• Este responsabil/a cu arhivarea (suport hartie si electronic) corespondentei si mesajelor primite, asigurandu-se ca toate documentele sunt corect codificate, arhivate si actualizate in mod regulat.
• Verifica toate documentele inainte de distribuirea lor pentru a se asigura că respecta standardele si cerintele interne ale proiectului.
• Colaboreaza cu echipele de proiect pentru a obtine si organiza documentele tehnice si alte materiale necesare, asigurandu-se ca acestea sunt accesibile atunci cand este necesar.
• Redacteaza corespondenta (si completeaza date in contracte, de tipul: date de identificare companii semnatare, numele semnatarilor etc), se asigura de obtinerea semnaturilor necesare din partea conducerii, de inregistrarea si transmiterea prin fax, email etc.
• Urmareste semnarea contractelor cu colaboratorii (monitorizeaza circuitul de semnare).
• Difuzeaza in companie deciziile si instructiunile cu caracter de circulara.
• Traduce acte si materiale documentare din si in limba engleza.
• Preia si directioneaza apeluri telefonice.
• Tine evidenta necesarului de consumabile si situatia consumabilelor cumparate pentru birourile aferente proiectului.
• Se ocupa de aspectele legate de deplasarile personalului din proiect (rezervari bilete avion si tren, cazari, etc.).
• Responsabil cu primirea vizitatorilor si anuntarea persoanelor de contact din societate; asigura protocolul in cadrul intalnirilor.
• Ofera suport in asigurarea legaturilor dintre personalul companiei noastre si partenerii din alte companii.
• Se implica activ in organizarea de evenimente ale Companiei.
• Ofera suport in pregatirea documentelor solicitate pentru Claim-uri.
• Centralizeaza pontajele personalului TESA aferent proiectului.

Beneficii

• Bonuri de masa.
• Abonament medical clinica privata.
• Decont transport.
• Laptop si telefon de companie.
• Perspective de dezvoltare profesionala.
• Activitati recreative cu echipa.
• Oportunitatea de a lucra alaturi de o echipa de profesionisti, intr-o companie cu traditie si renume!