Responsabilitățile principale
Programări și gestionarea agendei medicale

• Preiei solicitările pacienților primite telefonic, online, prin e-mail, WhatsApp sau direct în clinică.
• Identifici corect nevoia pacientului și îl programezi la medicul sau specialitatea potrivită.
• Înregistrezi și actualizezi corect datele pacienților în sistemul informatic al clinicii.
• Confirmi programările și comunici toate informațiile necesare înaintea vizitei.
• Gestionezi reprogramările și anulările, urmărind reducerea intervalelor rămase neocupate.
• Menții o agendă clară și echilibrată, în concordanță cu durata tratamentelor și indicațiile echipei medicale.
• Urmărești lista de așteptare și contactezi pacienții atunci când devin disponibile intervale potrivite.
• Te asiguri că medicii și asistentele primesc la timp informațiile relevante privind programul.
• Semnalezi întârzierile sau modificările și ajuți la reorganizarea eficientă a fluxului de pacienți.

Primirea și îndrumarea pacienților

• Întâmpini fiecare pacient cu amabilitate, naturalețe și profesionalism.
• Verifici programarea și datele necesare vizitei.
• Îndrumi pacientul către zona potrivită și îl informezi în cazul apariției unor întârzieri.
• Te asiguri că zona de recepție și sala de așteptare sunt ordonate și pregătite.
• Acorzi atenție confortului pacienților și gestionezi cu tact solicitările acestora.
• Oferi informații administrative corecte despre serviciile clinicii, fără a formula recomandări medicale.
• Acordezi o atenție specială copiilor, persoanelor în vârstă și pacienților care manifestă teamă sau anxietate.

Customer care și comunicarea cu pacienții

• Menții o comunicare atentă și consecventă înaintea, în timpul și după vizita pacientului.
• Răspunzi solicitărilor într-un timp rezonabil și urmărești soluționarea lor.
• Gestionezi calm și profesionist situațiile sensibile, nemulțumirile sau neînțelegerile.
• Transmiți cazurile care necesită intervenția unui medic sau a managerului clinicii.
• Comunici pacienților informațiile transmise și aprobate de echipa medicală.
• Urmărești revenirea pacienților pentru controale, continuarea tratamentelor sau vizite periodice, conform procedurilor interne.
• Contribui la construirea unei relații bazate pe încredere, respect și continuitate.

Coordonarea administrativă a parcursului pacientului

• Verifici existența documentelor administrative necesare înaintea consultațiilor și tratamentelor.
• Pregătești și gestionezi formularele, acordurile și documentele utilizate la recepție.
• Te asiguri că documentele sunt completate, înregistrate și arhivate conform procedurilor clinicii.
• Sprijini comunicarea dintre pacient, medici, asistente și management.
• Urmărești ca informațiile importante despre programări și etapele administrative ale tratamentului să fie corect înregistrate.
• Respecți regulile privind protecția datelor cu caracter personal și confidențialitatea informațiilor medicale.

Încasări și contabilitate primară

• Încasezi contravaloarea serviciilor prin numerar, card sau alte metode disponibile.
• Înregistrezi corect plățile în sistemul clinicii și în casa de marcat.
• Emiți bonuri fiscale, facturi și documente justificative, conform procedurilor.
• Verifici concordanța dintre serviciile efectuate și sumele încasate.
• Gestionezi avansurile, plățile parțiale și soldurile pacienților conform indicațiilor primite.
• Întocmești registrul de casă și documentele aferente activității zilnice.
• Realizezi verificarea și închiderea de casă la finalul programului.
• Predai documentele și situațiile solicitate către contabilitate sau management.
• Semnalezi imediat orice neconcordanță financiară.

Secretariat, protocol și activități operaționale

• Respecți procedurile de deschidere și închidere a clinicii.Preiei și direcționezi corespondența, coletele și livrările.
• Răspunzi mesajelor și e-mailurilor administrative sau le redirecționezi către persoanele responsabile.
• Menții evidența documentelor și a solicitărilor aflate în lucru.
• Gestionezi consumabilele specifice recepției și semnalezi necesarul de aprovizionare.
• Colaborezi cu furnizorii și curierii în limitele responsabilităților postului.
• Te asiguri că recepția, sala de așteptare și spațiile destinate pacienților sunt prezentabile pe tot parcursul zilei.
• Oferi apă, cafea sau alte elemente de protocol pacienților și invitaților clinicii.
• Sprijini organizarea întâlnirilor, evenimentelor sau activităților interne.
• Raportezi către management situațiile relevante și propui soluții pentru îmbunătățirea activității.

Ce apreciem în mod deosebit

• punctualitatea și seriozitatea;
• exprimarea corectă și politicoasă;
• atenția la detalii;
• capacitatea de a păstra calmul în perioadele aglomerate;
• asumarea responsabilității;
• respectarea procedurilor;
• disponibilitatea de a învăța;
• preocuparea sinceră pentru experiența pacientului;
• capacitatea de a oferi și de a primi feedback constructiv.

La Onora, recepția nu este doar locul în care se fac programări. Este punctul de legătură dintre pacient, echipa medicală și întreaga experiență oferită de clinică.
Căutăm un coleg sau o colegă organizată, caldă și atentă la detalii, care comunică profesionist, dar firesc și empatic. Vei fi primul contact al pacientului cu Onora și un reper constant pe parcursul vizitelor sale în clinică.
Dacă îți dorești să lucrezi într-un proiect medical construit cu grijă, standarde înalte și respect autentic pentru oameni, ne-ar plăcea să te cunoaștem.
Candidatul ideal
Pentru acest rol, ne dorim o persoană care:

• comunică clar, calm și empatic, atât față în față, cât și telefonic sau în scris;
• are o atitudine pozitivă, matură și orientată către găsirea soluțiilor;
• este organizată și poate gestiona simultan mai multe solicitări, fără să piardă din vedere detaliile;
• știe să prioritizeze activitățile și să reacționeze eficient în situații neprevăzute;
• manifestă inițiativă, responsabilitate și discreție;
• înțelege importanța confidențialității datelor și a informațiilor medicale;
• lucrează bine în echipă și contribuie la o atmosferă profesionistă și armonioasă;
• are o prezență îngrijită și o conduită potrivită unui mediu medical premium;
• are studii superioare finalizate sau în curs;
• comunică bine în limba engleză;
• utilizează cu ușurință calculatorul și aplicațiile MS Office: Word, Excel și Outlook;
• se adaptează rapid la utilizarea unui software de management al clinicii;
• este disponibilă pentru un program de lucru organizat în ture.

Experiența într-o clinică medicală, în recepție, customer service, call-center, industria ospitalității sau într-un rol cu interacțiune directă cu publicul reprezintă un avantaj.

Onora este o clinică dentară premium, creată din respect pentru oameni și pasiune pentru excelență. Un proiect vizionar, diferit, construit pentru cei care cred în profesie și calitatea relațiilor umane, în egală măsură.

Onora a fost creată din dorința de a aduce o schimbare reală în modul în care cei dragi nouă trăiesc experiența stomatologică. Suntem un proiect independent, născut în Iași, construit cu grijă, profesionalism și viziune; un spațiu medical diferit de tot ce există în regiune.

La Onora, fiecare interacțiune contează. Serviciile de calitate se oferă cu căldură, respect și atenție reală față de fiecare pacient. Cuvântul care ne definește este „impecabil”.

Echipa noastră reunește profesioniști pasionați, empatici și orientați spre perfecționare continuă. Ne asumăm promisiunile, ne susținem unii pe alții și lucrăm împreună cu scopul de a construi o clinică unde pacienții se simt în siguranță, iar oamenii din echipă își găsesc locul.
Onora – La stomatolog, dar altfel.
Date de contact
Adresă: Strada Silvestru nr. 152, Iași
Telefon și programări: 0791 333 336
Website: www.onora.ro
Instagram: @onoraclinicadentara
Facebook: Onora – Clinică dentară
Programul clinicii: luni–vineri, 08:00–20:00
Persoanele interesate pot transmite CV-ul prin intermediul platformei de recrutare. Doar candidații selectați pentru etapa următoare vor fi contactați.