Hauptaufgaben der Funktion
Bearbeitung von Personalaufträgen einschließlich abschließender Klärung von Kundenanliegen in HR-Prozessen; bei Bedarf allgemeine Beratung der Kunden zu individuellen Personalmaßnahmen, Personaldatenpflege und Qualitätssicherung, Beratung der Kunden zu Personalprozessen und -vorschriften.

• Zeitnahe und abschließende Bearbeitung von HR-Aufträgen in Standardprozessen, in deutscher Sprache gemäß den Richtlinien, mit hoher Genauigkeit und innerhalb definierter Zeitpläne
• Dokumentiert und verarbeitet Anfragen in den verwendeten Personalmanagementsystemen (PEGA, SAP HR und andere relevante Tools)
• Bereitet Standardverträge und andere Personaldokumente gemäß den Systemanforderungen vor und verwaltet sie
• Klärung von Kundenanfragen im zugewiesenen Fachgebiet mit Systemsupport, Kommunikation mit Kunden über standardisierte und zugelassene Kanäle
• Überwacht und verfolgt Termine und unterstützt Datenqualitätsprüfungen, die für Gehaltszahlungen und Gehaltsabrechnungszyklen relevant sind
• Stellt die Auftragsabwicklung und die Einhaltung der Fristen sicher, einschließlich der Datenprüfung
• Bereitet Verträge und zugehörige Personaldokumente vor und bearbeitet sie
• Löst Prozessstörungen und leitet Eskalationsmaßnahmen ein und verfolgt sie
• Sorgt für eine klare, professionelle und einfühlsame Kommunikation, die den Servicestandards entspricht
• Bearbeitet Beschwerden über die Servicequalität, verfolgt Probleme und eskaliert gemäß definierter Eskalationspfade
• Identifiziert Prozessabweichungen oder -schwierigkeiten, verbessert den Prozess und bietet Lösungen an und folgt dem Eskalationsverfahren zum Vorgesetzten
• Schlägt bei Bedarf Aktualisierungen der Arbeitsanweisungen vor und dokumentiert sie.
• Arbeitet eng mit anderen HR-Teams und Schnittstellen zusammen
• Meldet über IT-Vorfälle und trägt zur Ursachenanalyse und Lösungsimplementierung bei
• Unterstützt andere Teams je nach betrieblichen Anforderungen
• Nehmen Sie an HR-Projekten teil und beteiligen Sie sich aktiv an der kontinuierlichen Optimierung, Harmonisierung und Standardisierung der HR-Prozesse
  

Erfahrung und Fähigkeiten erforderlich

• Bachelor-Abschluss abgeschlossen oder im Gange
• Ein personalbezogener Hintergrund wird als Vorteil angesehen
• Vertrautheit mit Personalinformationssystemen (z. B. SAP HR, Ticketing-Tools) ist von Vorteil
• Gute Grundkenntnisse im Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Deutsch: fließend (in Wort und Schrift)
• Englisch: fließende Konversationskenntnisse erwünscht
• Ausgeprägte Kundenorientierung und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Erfahrung in der Kundeninteraktion (telefonisch, schriftlich oder persönlich) ist von Vorteil
• Fähigkeit, aktiv zuzuhören und klar und professionell zu kommunizieren
• Hohe Liebe zum Detail und Engagement für Datengenauigkeit
• Fähigkeit, innerhalb definierter Prozesse weitgehend unabhängig zu arbeiten
• Teamplayer mit proaktiver Denkweise und Lernbereitschaft
• Zeigt Empathie und Professionalität bei allen Kundeninteraktionen
  

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