Office Administrator-ul asigură buna funcționare a activității administrative a companiei, gestionând eficient fluxurile interne, documentele, comunicarea cu partenerii și suportul operațional pentru echipă. Rolul presupune organizare, acuratețe și capacitatea de a gestiona simultan mai multe sarcini administrative zilnice.
Responsabilități principale
1. Administrarea biroului
Asigurarea bunei funcționări a activităților zilnice din birou.
Gestionarea consumabilelor, echipamentelor și relației cu furnizorii de servicii (curierat, întreținere, IT, curățenie etc.).
Organizarea și menținerea spațiului de lucru într-o stare ordonată și profesionistă.
Primirea și înregistrarea corespondenței (poștă, curierat), distribuirea internă și trimiterea răspunsurilor.
2. Recepție & comunicare
Preluarea apelurilor telefonice, direcționarea lor și oferirea de informații de bază.
Întâmpinarea vizitatorilor și asigurarea unei interacțiuni profesioniste.
Gestionarea corespondenței electronice generale (e-mailuri către/sau din partea biroului).
Organizarea programărilor, întâlnirilor și comunicării cu partenerii externi.
3. Gestionarea documentelor & arhivării
Înregistrarea, organizarea și arhivarea documentelor conform procedurilor interne.
Actualizarea registrelor interne (contracte, avize, facturi, documente administrative).
Pregătirea, redactarea sau completarea documentelor standard la solicitarea managementului.
Asigurarea confidențialității și integrității informațiilor administrate.
4. Suport administrativ pentru departamente
Sprijin pentru echipa financiară: colectare documente, verificări simple, centralizări.
Suport pentru departamentul comercial: pregătirea contractelor standard, transmiterea documentelor, actualizări administrative.
Suport HR: colectarea actelor angajaților, programări, dosare administrative.
Coordonarea logisticii interne pentru întâlniri, evenimente, delegații (săli, materiale, rezervări).
5. Monitorizare & raportare
Actualizarea periodică a situațiilor administrative (stoc consumabile, contracte furnizori, necesități tehnice).
Raportarea către superiorul direct a eventualelor neconformități sau necesități de mentenanță.
Centralizarea datelor administrative pentru rapoartele lunare ale managementului.
6. Alte responsabilități operate la nevoie
Realizarea de comenzi online, plăți administrative minore sau depuneri documente la instituții (la nevoie și în limita procedurilor).
Implicarea în îmbunătățirea fluxurilor administrative interne.
Gestionarea micilor achiziții pentru birou.
Beneficii oferite
Pachet salarial competitiv, adaptat nivelului de responsabilitate și experienței.
Asigurare medicală privată / abonament la o clinică parteneră.
Program de lucru stabil, într-un mediu de birou organizat și profesionist.
O pauză de masă rezonabilă și posibilitatea unui program flexibil în cazuri punctuale.
Training-uri interne pentru familiarizarea cu procedurile, documentația și instrumentele utilizate în companie.
Oportunități de dezvoltare profesională în zona administrativă, financiară, comercială sau HR (în funcție de interese și cerințele companiei).
Acces la resurse profesionale și sprijin din partea colegilor cu experiență.
Echipamente moderne de lucru (laptop, telefon, aplicații și softuri eficiente).
Mediu de lucru prietenos, cu o echipă stabilă și cultură orientată spre colaborare.
Participarea la evenimente interne (team-building, întâlniri, activități informale).
Stabilitate pe termen lung, în cadrul unei companii în creștere.