Scopul Rolului
Rolul tău principal va fi să asiguri funcționarea impecabilă a biroului de zi cu zi și să creezi o experiență primitoare și sigură pentru toți asociații și vizitatorii Mars. Vei fi punctul central de contact pentru chestiuni administrative, colaborând strâns cu echipa de People & Organisation (P&O / HR) și cu furnizorii externi pentru a menține un spațiu de lucru vibrant și productiv.
Responsabilități Principale
1. Recepție & Managementul Vizitatorilor

• Prima impresie: Întâmpinarea călduroasă a vizitatorilor, partenerilor de afaceri și asociaților Mars.
• Suport vizitatori (ocazional): Coordonarea logisticii pentru oaspeți (rezervări de transport/transferuri, cazare, protocol și organizarea meselor/cateringului).
• Corespondență: Gestionarea fluxului de documente, corespondență poștală și servicii de curierat rapid (intrări și ieșiri).
• Parcare: Administrarea înregistrărilor și alocării locurilor de parcare pentru angajați și vizitatori.

2. Administrarea și Gestionarea Biroului

• Consumabile și protocol: Monitorizarea stocurilor, plasarea comenzilor și asigurarea zilnică a consumabilelor de birou (birotică/papetărie, fructe proaspete, cafea, apă).
• Managementul spațiului: Organizarea și gestionarea eficientă a spațiilor de depozitare (storage rooms).
• Relația cu clădirea: Păstrarea legăturii cu administrația clădirii de birouri pentru toate aspectele logistice, tehnice sau de mentenanță.
• Suport vânzări interne: Coordonarea și oferirea de suport în procesul de vânzare a echipamentelor IT uzate (ex. laptopuri) către asociați.

3. Evenimente Interne & Suport P&O

• Evenimente corporate: Suport administrativ și logistic în organizarea evenimentelor majore ale biroului (Conferinte de Vanzari, inițiativele MVP – Mars Volunteer Program, întâlniri anuale etc.).
• Colaborare P&O: Lucrul în strânsă legătură cu echipa de People & Organisation pentru organizarea de activități tematice și evenimente recreative la birou.
• Momente speciale: Gestionarea comenzilor pentru aniversările colegilor (torturi de zi de naștere, flori, atenții).
• Cadouri de sărbători: Coordonarea achiziției și distribuției cadourilor de sarbatori pentru asociați.
• Arhivare: Organizarea și arhivarea fizică și digitală a contractelor cu furnizorii de servicii de birou și P&O.

4. Sănătate, Securitate și Călătorii

• Siguranța la birou (Health & Safety): Menținerea standardelor de securitate în muncă, suport în actualizarea planului de evacuare și colaborarea strânsă cu medicul de medicina muncii (programări, evidențe).
• Logistcă de călătorie: Coordonarea aranjamentelor de transport și cazare pentru grupuri mari de asociați (evenimente speciale, vizite de grup – ocazional).

Beneficii

• Tichete de masa: 40 RON/zi
• Abonament pentru sport si timp liber (7Card/Wellhub) intr-un buget definit
• Abonament medical Regina Maria
• Abonament Bookster
• Concediu de odihna: 25 de zile lucratoare pe an
• Zile libere aditionale pentru asistenta medicala: 5 zile lucratoare pe an

Căutăm o persoană plină de energie, care iubește interacțiunea cu oamenii și pentru care nicio provocare organizatorică nu este prea mare.
Cerințe și Abilități:

• Abilități excelente de comunicare: Capacitatea de a interacționa cu diplomație și căldură, atât în limba română, cât și în limba engleză (scris și vorbit).
• Atitudine orientată către soluții: Atitudine proactivă de tipul „how can I help?”, flexibilitate și adaptabilitate la priorități în schimbare.
• Atenție la detalii și organizare: Capacitatea de a gestiona multiple sarcini simultan (multitasking) fără a pierde din vedere calitatea detaliilor.
• Competențe digitale: Utilizator descurcăreț al pachetului MS Office (Excel, Word, Outlook, Teams).
• Spirit de echipă: Colaborator excelent care pune în practică principiul reciprocității (unul dintre principiile de bază ale Mars).
• Experiență anterioară: Experiența pe un post similar (Recepție, Secretariat, Asistent Manager, Customer Service) reprezintă un avantaj important, dar punem mare preț pe atitudine și dorința de a învăța!

Mars Romania S.R.L. apartine grupului de firme Mars si a aparut pe piata din Romania in anul 1994 inregistrand o dezvoltare continua a afacerii, fiind unul dintre jucatorii cei mai importanti pe piata de FMCG.

Promovarea produselor Petcare (hrana pentru animale - Pedigree, Whiskas, Perfect Fit, Sheba, Cesar, Dreamies, Nutro), Guma de mestecat (Orbit, Five, Airwaves, Winterfresh, Hubba Bubba si dulciuri - Skittles), Ciocolata (Snickers, Twix, Bounty,Mars, M&M) si Food (Orez Uncle Ben's, sosurile Dolmio) se face cu interes demonstrabil legat de protectia mediului, calitatea serviciilor si respectul fata de clienti.

Compania aloca resurse importante pentru dezvoltarea fiecarui asociat (asa cum ne numim toti) astfel incat sa identificam si sa crestem talente care sa se dezvolte personal si profesional.