Primeste, re-directioneaza si transmite apelurile telefonice, email si preia mesajele in functie de cerinte;
Inregistreaza si redirectioneaza toate fisierele de corespondenta catre departamentele specifice;
Asigura asistenta in planificarea si pregatirea intalnirilor, conferintelor si a salilor de conferinte/teleconferinte.
Se ocupa de vizitatori intampinandu-i, salutandu-i, inregistrandu-i si directionandu-i in functie de situatie ;
Anunta personalul companiei de sosirea vizitatorilor ;
Furnizeaza informatii celor care suna despre adresa biroului, orele de functionare, linia de telefonie fixa de la receptie, in functie de reglementarile GDPR.
Pastreaza zona receptia curata si sigura respectand procedurile, regulile si regulamentele ;
Managementul rezervarii salilor - programeaza intalnirile si rezerva salile de conferinte asignate si/sau locurile specifice ;
Ordoneaza fluxul de intrari/iesiri din birou ;
Efectueaza inregistrari contabile avansate, indosarieri si sarcini administrative ;
Pastreaza confidentialitatea corespondentei si deschide plicurile in functie de reglementarile interne si de proceduri ;
Responsabila pentru crearea de conturi WiFi si activarea/dezactivarea lor ;
Asigura procesarea documentelor si sprijin de secretariat ;
Sprijin pentru desfasurarea evenimentelor ;
Face tururi ale locatiei zilnic si raporteaza orice problema de intretinere catre managerul de linie, inclusiv intregul mobilier, curatenia, accesoriile si echipamentele ;
Sa sprijine Managerul de Utilitati si personalul FM ;
Sa fie responsabil pentru evacuare, in caz de urgenta,actionand ca prim contact pentru oaspeti si serviciile de urgenta;
Rezervarea taxiurilor pentru clienti ;
Sa indeplineasca alte sarcini, in functie de cerinte ;
Sa faca pregatiri pentru intalnirile comitetului ;
Sa tina stocul furniturilor de birou ;
Sa monitorizeze, impreuna cu managerul de utilitati, folosirea proviziilor si echipamentelor ;
Sa faca rapoarte lunare/saptamanale catre Coordonatorului de utilitatiRaporteaza Coordonatorului de Utilitati Administrarea birouri – cunostinte de baza
Buna cunoastere a Microsoft Office (Word, Excel, PPT)
Poate manipula ocazional obiecte de pana la 25kg (barbati)si 15 kg ( femei) sau mai des obiecte cu greutati si dimensiuni mai mici