ATRIBUȚII ȘI RESPONSABILITĂȚI PRINCIPALE
Gestionarea fluxului de documente(Facturi, contracte, acte aditionale, alte documente conexe din fluxul operational) de la primire până la arhivare, respectând politica de confidențialitate.
Redactarea, corectura și formatarea corespondenței oficiale, a rapoartelor și a altor documente administrative.
Organizarea și gestionarea agendei, stabilirea întâlnirilor, asigurarea logisticii pentru evenimente și conferințe.
Actualizeaza periodic conform procedurilor interne datele specifice si raportarea catre autoritatile locale (APC,ANAF, Garda de Coasta)
Monitorizarea și distribuirea corespondenței interne și externe, asigurând transmiterea promptă a informațiilor.
Gestionarea arhivei, inclusiv indexarea, sortarea și păstrarea documentelor în condiții optime.
Introducerea datelor în sisteme informatice, verificarea acurateței și actualizarea informațiilor.
Asigurarea bunei funcționări a echipamentelor de birou și a materialelor consumabile.
Pregătirea de prezentări și materiale informative pentru conducere.
Gestionarea evidenței documentelor justificative pentru decontări.
Asigurarea respectării procedurilor administrative interne.
Întocmirea de procese verbale și alte înregistrări ale ședințelor.
Gestionarea corespondenței electronice, trierea mesajelor și prioritizarea răspunsurilor.
Colaborarea cu alte departamente pentru a asigura buna desfășurare a activităților ( Finaciar, Resurse Umane, Aprovizionare, Operational)
Întocmirea de situații statistice privind fluxul de documente.
Asigurarea suportului administrativ pentru deplasări (rezervări, bilete, itinerarii).
CERINȚELE POSTULUI
Studii Superioare / Medii
Absolvirea unor cursuri de specializare în domeniu (ex: secretariat, arhivă, gestionarea documentelor) reprezintă un avantaj.
Certificat de absolvire a unui curs de operare pe calculator, cu accent pe pachetul Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).Competențe Tehnice (Cunoștințe):
Operare fluentă a sistemelor de operare Windows.
Cunoștințe avansate de utilizare a pachetului Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Competente avansate de comunicare si relationare
Cunoștințe de operare a echipamentelor de birou (imprimantă, scaner, copiator).
Cunoștințe de limbi străine (engleză)