Descrierea jobului
Klarwin își extinde echipa de suport operațional și caută un Specialist Sales Support & Operațiuni – Divizia Environment, care va susține activitatea echipelor din ariile Waste, Water și Air Quality.
Rolul este unul de back-office B2B și presupune gestionarea completă a fluxului operațional al comenzilor, de la primirea solicitării validate până la confirmarea furnizorului, livrare, facturare și închiderea documentelor.
Persoana selectată va lucra în strânsă legătură cu echipele de vânzări, TIS, AST, Service, Logistică, Depozit și Financiar–Contabilitate. Postul nu presupune alegerea soluțiilor tehnice, selectarea produselor sau negocierea condițiilor comerciale. Aceste informații sunt furnizate și validate de echipele responsabile, iar Specialistul Suport Operațional le procesează corect în sistem și urmărește fluxul până la finalizare.
Responsabilități principale

• Preluarea și prioritizarea solicitărilor primite pe adresa comună a departamentului;
• Verificarea documentelor necesare pentru procesarea comenzilor;
• Solicitarea informațiilor lipsă și returnarea documentațiilor incomplete;
• Introducerea și procesarea comenzilor de client în Microsoft Dynamics 365 Business Central;
• Verificarea datelor privind clientul, produsele, cantitățile, prețurile aprobate, condițiile de plată și livrare;
• Plasarea comenzilor către furnizori și urmărirea confirmărilor și termenelor de livrare;
• Verificarea concordanței dintre comanda transmisă și confirmarea furnizorului;
• Urmărirea livrărilor și colaborarea cu Logistica și Depozitul;
• Emiterea facturilor în condițiile aprobate și transmiterea documentelor către client;
• Gestionarea operațiunilor aferente e-Factura și e-Transport, conform procedurilor interne;
• Urmărirea contractelor recurente și emiterea facturilor periodice;
• Monitorizarea stocurilor scriptice și participarea la reconcilierea stocurilor;
• Actualizarea produselor și serviciilor în catalogul electronic, pe baza informațiilor validate;
• Extragerea și centralizarea rapoartelor privind comenzile, vânzările, achizițiile, facturile și stocurile;
• Menținerea acurateței și actualității datelor introduse în ERP și CRM;
• Identificarea unor posibilități de simplificare și eficientizare a activităților repetitive, după atingerea autonomiei în rol.

Ce oferim

• Integrare structurată și sprijin în învățarea proceselor, sistemelor și procedurilor interne;
• Perioadă de inducție și acomodare adaptată complexității rolului;
• Activitate într-o companie B2B cu proiecte și clienți din domeniile protecției mediului, apei și calității aerului;
• Colaborare directă cu echipe comerciale, tehnice, logistice și financiare;
• Acces la instrumente digitale moderne, inclusiv Microsoft Dynamics 365 Business Central;
• Posibilitatea de a dezvolta competențe în order management, achiziții operaționale, logistică, contracte și raportare;
• Un rol stabil, cu responsabilități clare și impact direct asupra livrărilor și facturării;
• Posibilitate de dezvoltare către coordonarea proceselor sau a unei echipe, în funcție de performanță și evoluția profesională;
• Pachet salarial și beneficii discutate în cadrul procesului de selecție.

Program și locație

• Program full-time;
• Activitate preponderent de birou;
• Locație: București;
• Rolul presupune utilizarea intensivă a e-mailului, ERP-ului și Excelului;
• Pot exista perioade cu volum ridicat, în special în ultimul trimestru, luna decembrie și perioadele de concedii.

Candidatul ideal
Căutăm o persoană organizată, atentă la detalii și orientată spre finalizarea corectă a sarcinilor, care poate gestiona simultan mai multe solicitări și poate stabili prioritățile în funcție de termene și impactul operațional.
Candidatul potrivit are minimum un an de experiență într-un rol de sales support, procesare comenzi, achiziții operaționale, logistică, customer support B2B sau administrarea contractelor. Experiența de lucru cu Microsoft Dynamics 365 Business Central, Navision sau un alt sistem ERP reprezintă un avantaj important.
Este necesară o bună capacitate de lucru în Excel, inclusiv utilizarea tabelelor pivot și a funcțiilor de căutare și corelare a datelor. Sunt importante și familiaritatea cu documentele comerciale, capacitatea de a citi un contract și de a identifica termenele, condițiile de livrare, facturare și obligațiile operaționale.
Ne dorim o persoană care:

• comunică clar și profesionist cu colegii, furnizorii și clienții;
• urmărește activ informațiile lipsă și nu lasă solicitările neînchise;
• verifică atent concordanța dintre comenzi, oferte, contracte și datele introduse în sistem;
• își asumă responsabilitatea pentru un flux de lucru de la preluare până la finalizare;
• poate lucra cu termene scurte și solicitări urgente, fără să piardă acuratețea;
• știe când poate acționa independent și când trebuie să solicite aprobare sau să escaladeze;
• se adaptează ușor la proceduri, sisteme și moduri de lucru noi;
• colaborează bine într-o echipă în care colegii își asigură reciproc continuitatea activității.

Rolul nu presupune alegerea soluțiilor tehnice, selectarea produselor sau negocierea condițiilor comerciale. Persoana va procesa informațiile validate de echipele de Sales, TIS și AST și va urmări comenzile, livrările și facturarea până la închiderea operațională.
Limba engleză este necesară la un nivel practic, suficient pentru corespondența cu furnizorii și înțelegerea documentelor comerciale. Experiența cu e-Factura, e-Transport, CRM sau catalogul electronic SEAP/SICAP constituie avantaj.

Klarwin este un integrator și un lider european în domeniul sustenabilității, precum și partenerul preferat al liderilor din industrie și al sectorului public.
Proiectăm și furnizăm soluții integrate, complete, de la început până la final, pentru aplicații complexe și critice, sprijinind operatorii industriali și autoritățile publice în obținerea unei performanțe fiabile, a conformității cu cerințele de reglementare și a unei reziliențe operaționale pe termen lung.
Klarwin acționează ca un partener de încredere pentru liderii industriei europene, municipalități și administrații publice, furnizând proiecte la cheie care reduc riscurile operaționale și asigură transparență și control pe întregul ciclu de viață al proiectului.
Abordarea noastră:
— Inginerie integrată la nivelul tehnologiilor, proceselor și părților implicate
— Livrare la cheie pentru proiecte complexe de infrastructură publică și industrială
— Definirea în comun a nevoilor împreună cu beneficiarii, pentru a asigura alinierea tehnică și bugetară
— Vizibilitate completă și responsabilitate clară, de la proiectare până la punerea în funcțiune
— Expertiză dovedită în medii reglementate, cu miză ridicată