Debutanți: Ce face un asistent manager și de ce aptitudini e nevoie pentru un astfel de job

Cu toții am auzit de termenul de “asistent manager”, dar mulți dintre noi nu știu încă ce presupune un astfel de post.

Mulți au impresia că este un rol de manager, în timp ce alții preferă să-i atribuie denumirea de secretară sau persoană delegată cu “treburi” administrative.

Care sunt de fapt cerințele pentru un post de asistent manager 

În realitate, dacă îți face cu ochiul un astfel de job, atunci trebuie să știi că o astfel de persoană trebuie să aiba abilități excelente de comunicare, de organizare și prioritizare. Trebuie să știe când să acționeze, când să deranjeze sau când să pună întrebările pentru a obține rezultate pozitive.

De asemenea, experiența în ofertare și client service este una extrem de importantă. Cunoașterea unei limbi străine, precum și a pachetului MS Office este mai mult decât necesară.

Dacă vrei să obții un astfel de post, trebuie să fii o persoană pozitivă, dinamică, cu un simt al responsabilității crescut, precum și cu o capacitate mare de adaptare la cerințe noi și învățare.

Care sunt responsabilitățile unui asistent manager 

În primul rând, urmărirea stadiului de implementare a deciziilor luate de managerul direct. Trebuie să te asiguri că lucrurile se desfășoară conform cerințelui acestuia și că sunt respectate toate normele și procedurile de lucru.

Menținerea legăturii cu clienții, partenerii firmei sau colegii, atât prin e-mail, cât și telefonic este una dintre atribuții. Asistentul este de obicei persoana de legătură dintre colaboratorii interni și externi.

Pregătirea materialelor înaintea unor întâlniri importante, ședințe, etc., precum și managementul departamentului administrativ: corespondență, preluare apeluri, gestionarea documentelor, primirea/transmiterea actelor prin poștă/curier.

Întocmirea de rapoarte specifice, prezentări, oferte, asigurarea protocolului și confidențialitatea informațiilor în cadrul companiei.

Activități generale: 

• Activităţi administrative: Realizarea de sarcini administrative zilnice, cum ar fi gestionarea documentelor şi procesarea hârtiilor.
• Comunicarea cu superiorii, egalii şi subordonaţii: Asigurarea informării superiorilor, colegilor şi subordonaţilor prin telefon, în scris, e-mail sau în persoană.
• Utilizarea calculatoarelor: Utilizarea calculatoarelor sau sistemelor computerizate (inclusiv hardware şi software) pentru a programa, a introduce date sau procesa informaţii.
• Obţinerea informaţiilor: Observarea, recepţionarea şi obţinerea din surse diverse a informaţiilor necesare.

Abilități necesare: 

• Înţelegerea textelor scrise: Abilitatea de a citi şi de a înţelege informaţiile şi ideile prezentate în scris.
• Înțelegerea verbală: Abilitatea de a asculta și de a înțelege informațiile și ideile prezentate prin viu grai.
• Expresivitatea verbală: Abilitatea de a comunica informaţiile şi ideile prin viu grai, astfel încât ceilalţi să înţeleagă mesajul.
• Expresivitatea scrisă: Abilitatea de a comunica informaţiile şi ideile prin scris astfel încât ceilalţi să înţeleagă mesajul transmis.

Aptitudini necesare:

• Înţelegerea textelor citite: Înţelegerea propoziţiilor şi paragrafelor scrise în documentele ce ţin de postul respectiv.
• Ascultare activă: Oferirea unei atenţii complete la ceea ce au de spus alte persoane, investirea timpului necesar pentru a înţelege argumentele prezentate, adresarea de întrebări atunci când este necesar, şi capacitatea de a nu-i întrerupe pe ceilalţi în momente nepotrivite.
• Vorbire: Discutarea cu alte persoane pentru a transmite cât mai eficient informaţiile necesare.
• Orientare spre servicii: Căutarea în mod activ de modalităţi de a ajuta alte persoane.

Stilul de muncă:

• Integritate: Postul necesită onestitate şi etică.
• Atenţie la detalii: Postul necesită atenţie la detalii şi comprehensivitate în finalizarea sarcinilor postului.
• Respectarea obligaţiilor: Să fii un profesionist pe care ceilalţi se pot baza, serios şi care îşi respectă obligaţiile.
• Cooperare: Postul necesită cooperare cu ceilalți membri ai echipei.

Cunoștințe: 

• Secretariat: Managementul documentelor şi înregistrărilor, stenografia şi transcrierea, completarea formularelor.
• Limba maternă: Cunoştinţe privind structura şi conţinutul limbii materne, inclusiv a înţelesului şi ortografiei cuvintelor, regulilor de compoziţie şi a gramaticii.
• Servicii personale şi orientate către clienţi: Cunoştinţe privind principiile şi procesele legate de serviciile pentru clienţi şi personal.
• Calculatoare şi electronică: Cunoştinţe legate de echipamentele hardware şi software de calculator.

Abilități cerute și apreciate de angajatori

De multe ori și angajatorilor le este dificil să urmărească fișele de post, așa că simplică cerințele și urmăresc câteva abilități esențiale pentru că o persoană să facă față rolului de asistent manager:

Comunicarea

Comunicarea verbală, comunicarea non-verbală și ascultarea activă sunt acele abilități indispensabile în rolul de asistent manager. Pentru a răspunde în mod adecvat solicitărilor diferite venite din partea colegilor, managerilor, clienților, este important să asculți activ și să clarifici anumite aspecte, prin întrebări. 

De asemenea, contează mult limbajul non-verbal (gesturi, mimică, vestimentație), care ar trebui să denote profesionalism, precum și abilitatea de a citi limbajul non-verbal al oamenilor, tonul vocii și expresiile faciale, pentru a-ți ajusta mesajul și stilul de comunicare.

Colaborarea/Lucrul în echipă/Leadership-ul

O bună parte din rolul unei persoane pe o astfel de poziție implică colaborarea cu oamenii din echipe, răspunsul la întrebările și solicitările lor administrative. 

Va trebui să gestionezi situațiile pe care aceștia ți le prezintă, să găseșți soluții pentru a îmbunătăți condițiile de lucru din companie, să delegi sarcini pentru ca anumite task-uri administrative să fie gata la timp (de exemplu, menținerea legăturii cu experții contabili sau cu experții în legislația muncii și prezentarea unor situații noi întâmpinate în salarizare sau administrare de personal). 

Ești practic un lider în echipă și trebuie să acționezi că un model.

Abilitățile interpersonale

Ești omul de legătură cu echipa, managerii, clienții, iar oamenii se așteaptă să fii cooperant, empatic, sociabil și echilibrat. Doar printr-o bună gestionare a emoțiilor poți face față acestui rol, în care zilele și situațiile nu sunt deloc similare, și uneori nici previzibile. 

Relaționezi cu oameni noi și toți se așteaptă să ai o abordare profesionistă și umană.

Abilități de rezolvare a problemelor

Situațiile imprevizibile sunt parte din jobul tău, de aceea contează să nu acționezi impulsiv în rezolvarea lor, chiar dacă deadline-ul e foarte strâns.

Încearcă să aduni cât mai multe informații, analizează situația și identifică soluții. Cântărește avantajele și dezavantajele unei posibile decizii și alege în cunoștință de cauză!

Abilități hard

Superputerea ta este Excelul și toate formulele menite să facă mai ușoare calculele. Dar este util să știi cum funcționează un sistem POS, în cazul în care ai de încasat bani pentru anumite servicii ale companiei.

Cum te poți pregăți pentru a deveni asistent manager. Cursuri de calificare

Te poți califica pentru jobul de asistent manager cu studii medii sau superioare în economie, administrație, management. De asemenea, există și facultăți de profil în marile orașe, precum Facultatea de Administrație și Management de la ASE și Facultatea de Administrație și Afaceri din cadrul Univeristății Bucureșți. 

De asemenea, există cursuri online și în format fizic care te ajută să te familiarizezi cu jobul de asistent manager și să obții o diplomă utilă la angajare.

Programa unui curs de asistent manager cuprinde, de obicei: 

• O mai bună înțelegere a rolului unui Asistent Manager sau Back Office în organizație;
• Tehnici importante de comunicare, atât scrisă cât și telefonică;
• Analiza stilurilor de comunicare și exersarea modului de comunicare asertivă;
• Moduri de întocmire a unor rapoarte și prezentări clare și concise;
• Tehnici pentru prioritizarea activităților, planificarea acestora și modalități de gestionare a întreruperilor apărute pe parcursul programului;
• O strategie de organizare a agendei personale/a colegilor și pași pentru organizarea optimă a ședințelor și întâlnirilor.